I primi passi per integrare la fatturazione elettronica

L'Italia farà il passo finale verso la fatturazione elettronica Business to Business nel Gennaio 2019, quando verrà applicata non solo nel B2G e diventerà obbligatoria anche tra le società private. Con l'approvazione della "Legge Finanziaria" 2018, si prevede che l'applicabilità della normativa anche nel settore Business to Business, quindi sarà estesa a tutte le società private operanti nel paese, a partire dalle società di combustibili fossili e subappaltatori dal 1° luglio e poi in espansione a tutto campo dal 1° gennaio 2019.

Inizia un periodo in cui le aziende devono adattarsi ai cambiamenti nella gestione delle informazioni e degli aspetti finanziari, che la nuova legge comporta. Allo stesso tempo, si tratta di un'opportunità per le aziende di riflettere su dove e quanto lontano vogliono andare a tal proposito.

Con la legge finanziaria relativa all'anno fiscale del 2018, l'Italia ha avviato il sistema di fatturazione elettronica obbligatorio per la produzione di tutte le fatture nazionali. Questo obbligo di fatturazione elettronica esiste già per i rapporti cosiddetti "Business to Government" e a partire dal 1° Gennaio 2019, quest’obbligo sarà ampliato anche all’ambito "Business-to-business" (B2B) e "Business-to-consumer" (B2C).

Il sistema messo in piedi serve a semplificare i processi e comprendere come fare la fatturazione elettronica, che prevede l'obbligo per le società di emettere fatture digitali, propriamente elettroniche, quindi emanate attraverso la piattaforma predisposta appositamente dall'Agenzia delle Entrate, che ha la denominazione di "Sistema di interscambio" o "SDI".

Per essere prontamente preparati alle nuove regole di fatturazione elettronica, che sarà obbligatoria dal 1° Gennaio 2019, si raccomanda di iniziare già a valutare l'impatto di questi cambiamenti su tutta l'attività quotidiana.

I processi di fatturazione con l'IVA devono essere adeguati, ciò comporta la riduzione del rischio di non conformità con la nuova legislazione e parte di questi processi potrebbero essere ulteriormente ottimizzati grazie all’utilizzo di sistemi di automazione fiscale.

In Italia le fatture dovranno essere emesse elettronicamente attraverso la piattaforma governativa “Sistema di Interscambio”. Il formato applicabile per queste fatture elettroniche sarà XML, solo in futuro probabilmente saranno accettati altri formati.

Un elemento essenziale della fatturazione elettronica sarà la firma elettronica, che dovrà essere combinata con un altro elemento importante, che è la marca temporale. Questi nuovi obblighi di fatturazione elettronica si applicheranno a tutti i contribuenti residenti in Italia e anche ai contribuenti non residenti che hanno solo la registrazione IVA italiana, al fine di identificare direttamente il rappresentante IVA.

Le regole verranno applicate contestualmente alle transazioni sia nell’ambito del business to business sia per l’ambito business to consumer, con alcune eccezioni, per esempio per ciò che riguarda le forniture transfrontaliere.

Va notato che le fatture elettroniche devono essere emesse e inviate tramite SDI (Sistema di Interscambio) per essere valide e le autorità fiscali italiane non prenderanno in considerazione una fattura emessa in un altro modo, come nel caso del formato cartaceo o scansione, dal momento che ufficialmente non viene emessa affatto, potrebbe pertanto essere soggetta a sanzioni significative, infatti solo la trasmissione tramite Sistema di Interscambio, nel formato idoneo per la fatturazione elettronica obbligatoria, è quella ritenuta valida.

Per le transazioni che hanno esigenze specifiche sono previste altre regolamentazioni, come avviene per la vendita al dettaglio, quindi ai consumatori (Business to Consumer), oppure per chi ha una p. IVA con regime forfettario.

Per ciò che concerne l’introduzione dell’utilizzo del Sistema di Interscambio, sono state avanzate delle proposte per semplificare l’adeguamento da parte delle aziende a questi nuovi processi, che consentiranno alle autorità fiscali di ottenere in maniera diretta tutti i dati relativi al fatturato e alla tassazione.

La richiesta di semplificare l’adeguamento è affiancata a quella di permettere una flessibilità temporale che dia modo a tutti di adeguarsi e non incorrere in inaspettate sanzioni.