Tutto quello che c'è da sapere sul rimborso spese dei dipendenti

Il rimborso spese ai dipendenti è uno di quei temi che sa maggiormente riscuotere interessi e, allo stesso tempo, non poche problematiche nella gestione amministrativa all'interno di un'azienda: con questo termine si intendono tutte quelle spese che vengono anticipate dal dipendente il quale dovrà, in un secondo momento, essere risarcito tanto quanto “ha sborsato di tasca sua”.

Ma non è sempre così chiara e in discesa questa strada, esistono infatti molte tortuosità che sanno mettere in crisi anche i migliori commercialisti.

Vediamo un po' di che si tratta.

Si sa che in linea generale quando il dipendente viaggia per lavoro ha diritto ha diversi rimborsi spese, dai costi di pernottamento in albergo, al carburante, ai pedaggi, al vitto e così via.

Naturalmente qualsiasi rimborso spese è connesso ad un certo tipo di contratto, motivo per cui esistono diversi tipi di servizio per il collaboratore.

Per quanto riguarda il rimborso spese di viaggio, se le trasferte avvengono all'interno del comune della sede aziendale le spese che vengono coperte sono sicuramente il carburante o i vari spostamenti tramite mezzi pubblici e può essere incluso anche il vitto, solamente se il contratto lo prevede (se si tratta, ad esempio, di pranzi con clienti): ecco che in questo caso, nel caso delle spese di vitto e alloggio, i collaboratori con contratto subordinato possono richiedere un rimborso fino al 75%.

Un servizio offerto dall'ACI è in grado di tenere conto dell'ammontare dei rimborsi spettanti ai dipendenti che effettuano viaggi con la propria auto per conto dell'azienda e si tratta del rimborso chilometrico interamente deducibile per azienda ma vincolato pur sempre a i confini del comune.

Sfumatura importante è il fatto che sarà necessario tenere conto che, con l'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica e della nuova arrivata carta carburante, tutti i pagamenti saranno tracciabili.

Per quanto concerne invece tutte le trasferte che avvengono al di fuori del territorio comunale esistono ben tre tipi di rimborso spese:

·      rimborso spese forfettario

·      rimborso a piè di lista (analitico)

·      rimborso misto

 Nel caso del rimborso spese forfettario si tratta di un sistema molto vicino agli straordinari forfettari, ossia viene dato al dipendente un rimborso prestabilito non tenendo conto di quelle che saranno poi le spese reali: se i vari spostamenti avvengono in territorio italiano può essere escluso dall'imponibile fino ad un massimo di 46,48 euro al giorno, mentre nel caso si viaggiasse in territorio estero, fino ad un massimo di 77,47 euro. Si tratta di cifre interamente deducibili senza limitazioni, ma non sono scalabili ai fini Irap.  Sono quindi rimborsi al netto delle varie spese viaggio e di trasporto che devono essere accuratamente segnalate dal lavoratore; i forfettari sono quindi totalmente detraibili poiché rispondenti a norme legislative. Si vuole sottolineare in questo caso che non c'è perciò alcun limite massimo di deducibilità che spetti all'impresa.

Per quanto riguarda invece il rimborso a piè di lista è previsto che le spese siano ben verificate e riassunte in una nota spese, qualora anche i giustificativi non fossero intestati al collaboratore: importante è che vengano incluse in questa annotazione anche le spese inerenti il rimborso chilometrico tenendo conto delle tabelle ACI. Nella presentazione della nota spese sarà importante che il lavoratore, una volta consegnata questo documento in bianco dall'azienda, la firmi inserendo:

·      i dati anagrafici

·      il giorno, il mese e la località in cui è stata sostenuta la spesa

·      il motivo della spesa

·      annotazioni varie

Inoltre l'azienda potrà provvedere al rimborso nel caso in cui queste spese siano prima di tutto autorizzate e che abbiano a che vedere con le attività dell'azienda stessa, ma fondamentale è anche che siano documentante per mezzo di scontrini, fatture, ricevute di carte di credito aziendali, ecc.

Generalmente il rimborso a piè di lista comprende le spese di vitto e alloggio ( per lavoratori con un importo giornaliero che non supera i 180,76 euro e che, per gli spostamenti all'estero, non superi i 258,23 euro), le spese di viaggio e trasporto ( quando viene utilizzata la propria auto o una noleggiata) ed eventualmente può includere una nota con altre spese di cui ha dovuto farsi carico durante la trasferta, come ad esempio il costo di un panino o di un caffè al bar o di un biglietto dell'autobus. Altre spese del caso, pur venendo documentate, non rappresentano reddito per 15,45 euro per le trasferte in Italia oppure 25,82 euro per le trasferte all'estero.

Il terzo tipo di rimborso è quello misto e che si verifica quando il lavoratore richiede di essere rimborsato o solo del vitto o solo dell'alloggio, per cui le indennità forfettarie vengono ridotte di 1/3, quando invece vuole essere rimborsato sia delle spese di vitto che di quelle di alloggio le indennità sono ridotte di 2/3.

Secondo il rimborso misto eventuali altre spese, anche se sono state documentate, vengono tassate a scapito del dipendente.