Tra gli argomenti inerenti al settore commerciale e nello specifico alla contabilità per un’azienda, ci capita spesso di imbatterci nel tema delle note spese e dei giustificativi di viaggio. Tuttavia non è così semplice capire quali sono le regole di conservazione dei dati utili e necessari per avere il rimborso da parte dell’azienda con cui ci collabora o si è lavoratori dipendenti. Non a caso si parla spesso di rimborso spese in chiave analitica, dove la compilazione e la conservazione di note spese diventa per il lavoratore una prassi standard, che però complica e fa perdere tempo non solo a chi si sta spostando per lavoro, ma anche all’addetto contabile che dovrà successivamente processare tali spese. Per venire incontro a questo tipo di esigenza sono nati i nuovi software di note spese messi a punto da società presenti sul mercato della contabilità aziendale come N2F. Vi parliamo quindi di un nuovo sistema per approcciare e per risolvere la questione note spese.
La tecnologia digitale a servizio dell’azienda e del lavoratore
In pratica la nuova concezione del gestionale per le note spese è davvero ottenuta con zero carta. Che cosa vuol dire? Come avrete certamente notato, nel corso degli ultimi anni, il lavoro è cambiato, in funzione della tecnologia digitale. Se per certi aspetti questo rende il nostro lavoro più veloce e rapido, bisogna concordare sul fatto che le cose sono celermente cambiate per il modo di concepire l’ambiente lavorativo di tipo tradizionale. Superato il gap culturale e generazionale, ogni singola operazione che richiedeva risorse, tempo e gestione allo stato dell’arte, oggi viene gestito in maniera più pragmatica e funzionale. Si pensi ad esempio alla gestione di una note spese, per chi lavorando in sede, ma essendo costretto a compiere viaggi di lavoro in altri luoghi, era costretto ad accumulare tutti gli scontrini, facendo una sorta di diario di bordo per giustificare e motivare le spese che aveva effettuato. Il tutto veniva però processato in un secondo momento da parte dell’ufficio contabile dell’azienda. Non è un caso se i tempi di gestione di questo procedimento richiedevano tempi più lunghi, dove sovente potevano sorgere dei problemi di voci e spese ingiustificate.
I nuovi software gestionali per le note spese
Con il software di N2F tutto questo viene risolto grazie a una app che può essere facilmente scaricata, processata e gestita direttamente da dispositivo mobile come smartphone e tablet. Ogni voce e scontrino viene processato attraverso il software che va a elaborare e a processare il tutto, in tempo praticamente reale. Questo naturalmente ha facilitato il discorso di note spese, per un’azienda di piccola e media grandezza, riducendo errori di sorta, ma soprattutto tempi di gestione per processare questo tipo di procedure. Si tratta di un campo della rendicontazione e della ragioneria, che oggi si sta adeguando a questo nuovo tipo di tecnologia, lavorando in sinergia con questi nuovi sistemi digitalizzati. .
Come avviene il processo di inserimento dei dati step to step
L’inserimento delle spese viene quindi effettuato attraverso una semplice foto, scattata in modo nitido, che viene immessa nel giustificativo di spesa e completata in fase successiva alla stessa spesa. In questo modo il dipendente va a trasmettere il dato per l’approvazione al pagamento. L’approvazione può avvenire in simultanea, attraverso la verifica da parte dei manager aziendali o di chi si occupa della contabilità della detta azienda. In questo caso quindi il responsabile andrà ad approvare la spesa, oppure a respingerla in tempo diretto, in accordo con la politica di spesa di una determinata azienda. Questo procedimento, che è del tutto digitale e immediato, va ad abbattere ogni tipo di problematica dettata dai tempi di gestione della documentazione cartacea che fino a poco tempo fa veniva prodotta da ogni singolo agente. Si tratta di un qualcosa che per le spese diarie, per le indennità di trasferta, diventano semplici da elaborare, gestire e processare.
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